Sistema de Gestión Documental

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Software de Gestión Documental

Gestión digitalizada de documentos

Documentos de Odoo

Ahorra tiempo al registrar facturas, escanear contratos y aprobar documentos y conviértete en una empresa libre de papel.

Reinventando la gestión de documentos

Adopta un enfoque libre de papel.

Con Documentos de Odoo puedes compartir, enviar, categorizar y archivar documentos escaneados con facilidad. También puedes generar documentos comerciales como facturas de proveedores, tareas y hojas de productos para la fabricación.

Agiliza tu flujo de trabajo

Aprovecha un proceso de aprobación, control y validación totalmente integrado, con actividades, chatter y reglas de acción para asegurarte de que todo lo haga la persona adecuada en el momento adecuado.

Portal de correo electrónico

Con el portal de correo electrónico, las facturas se crean de forma automática a partir de un documento escaneado o directamente desde el correo electrónico de tu proveedor.

Colabora con tu equipo y clientes

Asigna documentos a tus compañeros, clientes o proveedores. Comparte archivos y carpetas públicas con tus clientes y permíteles importar documentos directamente.

Integración con la aplicación de Firma

No pierdas tiempo al imprimir y escanear documentos que alguien tiene que firmar. En su lugar, asígnalos a la persona adecuada, haz que los firmen de forma electrónica y que los envíen directamente.

Procesamiento de documentos en lotes

Trabaja por lotes y solicita aprobaciones, cambia carpetas, etiqueta y asigna múltiples archivos al mismo tiempo en lugar de uno por uno.

Integración con las aplicaciones de Odoo

La aplicación de Documentos se integra con otras aplicaciones de Odoo. Lleva el seguimiento de las versiones de planes y hojas de trabajo con PLM, crea tus facturas de proveedor en un solo clic con la ayuda de nuestra IA en Contabilidad o crea tareas a partir de documentos específicos.

Mira cuánto tiempo podrías ahorrar

¿Cuántos documentos (contratos/ADC) se firman?
¿Cuántas veces se tiene que buscar un documento?
¿Cuántas veces se tiene que solicitar un documento?
¿Cuántas facturas se registran?
¿Cuántas personas se contratan?

Utiliza la calculadora interactiva que aparece a continuación para calcular el número de tareas manuales relacionadas con documentos que tú o tus empleados realizan cada mes.

Haz más en menos tiempo

Totalmente integrado con otras aplicaciones de Odoo

PLM

Gestiona cambios y versiones ingenieriles de forma sencilla.

Contabilidad

Olvídate de introducir datos. La aplicación de Inventario de Odoo está completamente integrada con la aplicación de Contabilidad de Odoo, de modo que los movimientos de existencias se plasman en tus libros en tiempo real.

Firma

Automatiza la firma de tus contratos.

Proyecto

Gestiona pronósticos de proyectos, equipos y archivos. Delega tareas con facilidad y supervisa cada paso del proyecto.

El desarrollador, nuestro partner oficial

Odoo tiene su base en Bélgica y es desarrollador de un software de ERP integrado.

El sistema cuenta con una versión «comunitaria» de código abierto bajo licencia LGPLv3 y una versión empresarial bajo licencia comercial que complementa la edición comunitaria con características y servicios comerciales y desarrollada por la empresa belga Odoo S.A.

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¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?

Sistema de gestión de documentos (en inglés, Document Management System) son todos aquellos programas informáticos creados para la gestión de grandes cantidades de documentos, suele rastrear, almacenar, archivar y organizar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Estos documentos no tienen una organización clara de sus contenidos, al contrario de lo que suele suceder con la información almacenada en una base de datos. La mayoría de estos productos tienen la capacidad de mantener un registro de las distintas versiones y modificaciones de los documentos que vayan llevando a cabo los usuarios. La combinación de este tipo de bibliotecas de documentos con índices almacenados en una base de datos permite el acceso rápido mediante diversos métodos a la información contenida en los documentos. Estos generalmente se encuentran comprimidos y además de texto pueden contener cualquier otro tipo de documentos multimedia como imágenes o vídeos.

Los sistemas de gestión de documentos comúnmente proporcionan medios de almacenamiento, seguridad, así como capacidades de recuperación e indexación.¹ El término se solapa parcialmente con el concepto de sistema de gestión de contenidos y a menudo es visto como un componente de los sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM o Enterprise Content Management) y relacionado con la gestión de activos digitales. Está relacionado con la gestión de recursos digitales, la digitalización de documentos, la gestión de flujos de trabajo y la records management.

Histórico

A partir de la década de 1980, varios fabricantes comenzaron a desarrollar sistemas de software para gestionar documentos de papel. Estos sistemas trataban con documentos que incluían no solo documentos impresos y publicados, sino también fotografías, grabados, etc.

Los desarrolladores posteriores empezaron a crear un segundo tipo de sistema que podía administrar documentos electrónicos, es decir, todos aquellos documentos, o archivos, creados usando ordenadores, y a menudo almacenados en el sistema de archivos local de los usuarios. Los sistemas más antiguos de gestión electrónica de documentos (EDM) gestionaban tipos de archivos de formato propietario, o un número limitado de formatos de archivo. Muchos de estos sistemas terminaron por denominarse sistemas de digitalización de documentos, porque se centraron en la captura, almacenamiento, indexación y recuperación de formatos de archivo gráficos. Los sistemas EDM evolucionaron hasta un punto en el que los sistemas podían gestionar cualquier tipo de formato de archivo que pudiera almacenarse en formato digital. Las aplicaciones crecieron para abarcar documentos electrónicos, herramientas de trabajo colaborativo, seguridad, flujo de trabajo y capacidades de auditoría.

Estos sistemas permitieron a una organización registrar faxes y formularios, guardar copias de los documentos como imágenes y almacenar los archivos de imagen en el repositorio de información para su recuperación rápida y segura. Dicha recuperación es posible porque el sistema manejó la extracción del texto del documento en el proceso de captura, y la función de indexador de texto proporciona capacidad de recuperación de texto.

Mientras que muchos sistemas EDM almacenan documentos en su formato de archivo nativo (Microsoft Word o Excel, PDF), algunos sistemas de gestión de documentos basados en la web están empezando a almacenar contenido en formato html. Estos sistemas de gestión de políticas² requieren que el contenido se importe en el sistema. Sin embargo, una vez que el contenido se importa, el software (por ejemplo, Corona Document Management System) actúa como un motor de búsqueda para que los usuarios puedan encontrar lo que buscan más rápido. El formato html permite una mejor aplicación de las capacidades de búsqueda, tales como búsqueda de texto completo y stemming³

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