Qué son los inventarios de activos fijos
La contabilidad es un proceso abstracto que tiene una base física y esta son los inventarios. Sin embargo, da la casualidad que esta es una actividad que no es de las preferidas por las empresas, es más bien aquella a la que le rehuyen, porque requiere una minuciosidad y mucha dedicación.
No hay nada más equivocado que eso. El inventario no solo se debe realizar cada cierto tiempo en cualquier compañía, sino que debe controlarse cada uno de sus pasos y metodología al detalle, sobre todo cuando se trata de sus activos fijos, que, como ya hemos dicho son los bienes que sostienen la operatividad de la misma.
Qué son los inventarios
Pero ¿qué son los inventarios de activos fijos? Primero definamos qué definimos por inventario en sí mismo. Pues no es solo una lista de cosas, algo más exacto sería decir que es el documento que registra el patrimonio de una empresa o persona física, compuesto, como ya lo hemos señalado anteriormente, por bienes corrientes como no corrientes.
A través de este documento podemos conocer el valor real de una empresa, identificar incongruencias en lo que se tiene y corregir los errores encontrados en el mantenimiento o almacenamiento de los activos.
Y sus características más relevantes son:
- Detallado, pues registra no solo los bienes con que se cuenta, sino las características y documentos relacionados a cada uno de ellos.
- Ordenado, porque se trabaja en él siguiendo ciertos patrones, agrupando activos por sus características en común.
- Valorado, pues cada bien se registra con su respectivo valor económico.
Tipos de inventarios
Dada la amplitud de lo que puede considerarse patrimonio y las distintas necesidades de las empresas, pueden haber muchos tipos de inventario, como por ejemplo:
- Inventario final
- Inventario periódico
- Inventario de liquidación
- Inventario de activos fijos
- Inventario de gestión
- Inventario de materias primas, entre otros.
El inventario de activos fijos
Ahora, respecto a qué son los inventarios de activos fijos, son los que se centran específicamente en los bienes que permanecerán en la empresa por más de un período fiscal, que sirven para producir otros bienes o sostener las operaciones de la empresa. Pero sobre todo, los que se van a capitalizar.
Teniendo en cuenta esto, ¿qué tipo de activos se inventarían como fijos? pues de acuerdo a la NIC 16, los que cumplan con los siguientes requisitos:
- Cuando su uso sirva para obtener beneficios o ganancias futuras.
- Y se pueda conocer su valor real de mercado de forma fiable.
Qué información debe contener un inventario de activos fijos
Aunque los inventarios se adecúan a las necesidades de cada empresa e idealmente deberían ser llevados dentro de un sistema automatizado de control de activos fijos, como el de HTK-ID, hay ciertos datos básicos que deben contener:
- Código de identificación. Cada uno de los bienes debe recibir un código identificador para ser ubicado más fácilmente en el archivo.
- Nombre del activo. El nombre, tipo de activo y la marca.
- Descripción. Todas las características de color, forma y de otro tipo.
- Ubicación. Como es necesario conocer dónde están ubicados físicamente cada uno de los activos, debemos registrar donde se podrá encontrar físicamente.
- Tipo de adquisición. Se registrará qué modo se adquirió el activo fijo para referencias contables, también si se encuentran en condición de préstamo o alquiler.
- Fecha de adquisición. Igualmente, la fecha de adquisición que será necesaria para conocer la depreciación del bien mueble.
- Responsable. Si es que la empresa ya ha designado responsable por el bien, debe consignarse este dato.
- Descarte o venta. Los activos vendidos, descartados o dados de baja deben registrarse para evitar futuras confusiones.
- Fecha de descarte o venta. Igual de relevante, será tener información de la fecha en que el descarte o venta sucedió.
Quiénes realizan el inventario
El inventario es un documento de vital importancia para cualquier organización, por lo tanto no debe ser solo responsabilidad del departamento de logística o almacén, -por supuesto- también debe estar a cargo del departamento de contabilidad. Y, ambos, deben liderar un trabajo que le concierne a toda la empresa. Más aún si consideramos que debe ser constantemente actualizado.
