Cuando una empresa recién inicia, los fundadores suelen preocuparse por establecer un proceso de ventas que esté claramente definido. Es decir, su mayor preocupación es vender.

En general, el equipo de ventas mantiene una relación muy personal con los futuros clientes, dirigiéndose a ellos por su nombre de pila y haciendo el seguimiento pertinente.

No obstante, a medida que una empresa empieza a crecer, la gestión de las ventas deja de ser tan simple. Al contratar más representantes de ventas, es más difícil llevar un control de manera convencional; algunos vendedores incluso pueden salirse del radar del equipo por completo. Aquí es cuando un sistema de CRM es necesario para mejorar y potenciar el crecimiento de tu empresa.

Con frecuencia no está claro quién trabaja en qué y hasta qué fase ha llegado un determinado prospecto en el proceso de compra. Si no se dispone de un proceso estandarizado, la experiencia de compra variará drásticamente dependiendo de qué representante esté tratando con cada prospecto y de los medios mediante los cuales se esté generando la comunicación.

Cuando el proceso de ventas está poco definido y surgen problemas, la solución más eficaz consiste en obtener un sistema de capacitación y asesoramiento. Según los expertos, la mejor solución es implementar un sistema CRM (Customer Relationship Manager o gestor de la relación con los clientes). Al igual que la estructura de una vivienda, un sistema CRM puede proporcionar una estructura sólida y establecer cuáles son las políticas y procesos que deben implementarse de forma consistente y constante por parte de todos los representantes de ventas y demás profesionales de tu negocio.

Por eso es indispensable que conozcas los mejores programas CRM de ventas y marketing que existen actualmente, así como sus características. Con esta información podrás elegir la opción que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio.

¿Qué puede hacer un CRM para aumentar la productividad de tu área de ventas?

A continuación, te compartimos una lista de las funciones que un CRM puede ayudarte a cumplir o mejorar dentro del proceso de ventas de tu empresa. Seguro que después de conocer las siguientes funciones de manera más detallada, será más sencillo que elijas el CRM con las herramientas y funciones que más se adapten a las necesidades de tu negocio.

1. Documenta el proceso de ventas

Los procesos de ventas se crean, en primer lugar, en la mente del fundador o vicepresidente de ventas y, posteriormente, se plasman por escrito. Sin embargo, planificar la estrategia de ventas en unas cuantas palabras y documentos dispersos no es precisamente un método eficaz. «Para que sea útil, toda esa información debe concentrarse en un sistema que documente las etapas y actividades, y que permita saber cuándo debes llevarlas a cabo», afirmó Brent Leary, cofundador de CRM Essentials.

Definir las etapas de ventas en un sistema de CRM no solo ayuda a las empresas a tener un proceso estandarizado para todo el equipo, sino que también beneficiará las contrataciones futuras. «Un sistema de CRM contribuye positivamente al proceso de incorporación de nuevo personal de ventas, que tal vez no esté familiarizado con el proceso de ventas [de tu empresa]», agregó Leary. La siguiente captura de pantalla muestra cómo están visualmente definidas las etapas de ventas en la herramienta de nuestro CRM y cómo se mueven las transacciones entre ellas.

2. Crea procesos que puedan repetirse

Si los representantes de ventas tienen la libertad de ponerse en contacto con los prospectos que deseen, tu empresa tendrá el mismo número de procesos de ventas que vendedores. Un sistema de CRM puede ayudarte a normalizar las interacciones entre el representante y el futuro cliente, lo cual no solo añade consistencia, sino que también ahorra tiempo.

«Un CRM crea procesos que se pueden repetir de modo que los representantes de ventas no tengan que empezar desde cero con cada nuevo prospecto», dijo Marshall Lager, director general de Third Idea Consulting LLC. 

3. Automatiza y reduce la introducción manual de datos 

Muchos equipos de ventas basan su trabajo en hojas de cálculo en Excel para darles seguimiento a los prospectos y las oportunidades de venta antes de implementar un sistema CRM. Aunque las fórmulas pueden ayudar a los usuarios avanzados a ahorrar tiempo, no existe una pauta para introducir los datos en la hoja de cálculo. Los representantes que confían en Excel se encuentran ante una gran cantidad de datos que deben meter, copiar y pegar, sin mencionar que es un proceso manual y frustrante para los vendedores, quienes preferirían estar hablando con los prospectos en lugar de tener que hacer trabajo administrativo. 

Los sistemas de CRM pueden ayudar a optimizar y reducir la cantidad de datos que los representantes de ventas deben introducir a diario gracias las funciones de sincronizado y autollenado. Un tiempo de venta más activo equivale a representantes y clientes más satisfechos. «Al disminuir o eliminar el “trabajo pesado” (y repetitivo), el representante puede centrarse en cerrar tratos con clientes», concluyó Lager.

4. Predice con más exactitud

La «exactitud» no es una palabra asociada a los informes de Excel. Puede haber fórmulas equivocadas, errores al introducir datos, errores de cálculo, etc. En resumen: la posibilidad de encontrar errores en las hojas de cálculo es infinita. De hecho, un análisis determinó que casi el 90% de las hojas de cálculo contiene errores. 

Las decisiones solo son buenas si se basan en datos reales. Al implementar un sistema de CRM, las empresas pueden aumentar notablemente la exactitud de sus informes y predicciones. En lugar de utilizar fórmulas de Excel o cálculos manuales, un sistema de CRM asigna automáticamente el valor adecuado a una transacción en función de la etapa en la que se encuentre. A continuación puedes ver un ejemplo de predicción de transacciones en nuestro CRM gratuito:

Al utilizar la tecnología, se evita que los líderes de ventas obtengan predicciones erróneas o con omisiones.

5. Monitoriza los objetivos de ventas con más precisión

Cuando los representantes de ventas cumplen sus objetivos, quieren que los directores lo sepan. Y no solo eso, los directores quieren saber en todo momento si los objetivos de ventas se están cumpliendo. No obstante, si no existe un sistema de seguimiento formal es fácil que entre tantos datos se confunda el rendimiento positivo como el negativo. Una desconexión entre el rendimiento de cada representante y la respuesta del director molestará a quienes tienen un alto rendimiento y que quieren obtener reconocimiento por ello y, además, aislará a quienes tienen un bajo rendimiento y necesitan recibir apoyo o capacitación para mejorar.

La automatización en el proceso de ventas mediante un sistema de CRM facilita que los directores puedan monitorizar los objetivos de ventas de cerca y detectar las tendencias a tiempo para actuar de forma adecuada con cada vendedor. Se reduce considerablemente la falta de alineación si los datos están disponibles para el representante de ventas y para el director.

6. Permite almacenar información

Obtener una respuesta concreta a una pregunta cuando no existe ninguna fuente de confianza puede ser frustrante. Con frecuencia, se obtiene una respuesta solo después de haber preguntado a los colegas y departamentos vecinos, pero esta respuesta es muy probable que entre en conflicto con otra versión que se haya escuchado en otro lugar.

Implementar un sistema de CRM que todos conozcan permite tener una fuente de información confiable que reduce la probabilidad de que estas situaciones sucedan. «Un CRM pone toda la información sobre tus clientes y tu producto en un solo lugar, así que nunca tendrás que decir: “déjame revisarlo y te informo después”», afirma Lager.

7. Permite que los directores revisen el progreso de los ejecutivos de venta

Antes de contar con un CRM, ¿cómo saben los directores si los representantes de ventas están bien encaminados para alcanzar sus objetivos? Lo normal es que les pregunten directamente, pero este no es el proceso más eficaz. Un sistema de CRM permite que los directores revisen el progreso, si así lo desean, sin que deban buscar a los ejecutivos de venta constantemente.

8. Crea sostenibilidad en la fuerza de ventas

Digamos que un representante de ventas administra la hoja de cálculo de ventas de la que todos dependen. Mientras está ahí, las cosas van bien… hasta que se va. En su último día, los meses o años de conocimiento y documentación del proceso se desvanecen de la empresa. ¿Y ahora qué?

Un CRM permite compartir el conocimiento que se documentó sobre el proceso de ventas más allá de lo que un representante o director tiene en mente: da una estructura y mantiene la base de datos al alcance de cualquiera en la empresa. De esta forma, si alguien se va, no existen riesgos para la infraestructura de ventas.

9. Aumenta la visibilidad de la información sobre el cliente

Aunque un CRM está destinado principalmente para el departamento de ventas, la información del cliente es relevante para todas las áreas de la empresa. Cuando existe un sistema centralizado para almacenar estos datos, cualquier persona puede acceder a los datos de los cliente en el CRM.

Proporcionarle al equipo de marketing o de asistencia técnica el acceso a la información de los clientes les ayudará a acercarse a ellos más informados y preparados para asistirlos. «Un CRM entrega un panorama completo sobre la empresa a sus clientes, lo cual permite que haya una mejor relación entre ellos y que sea más duradera», afirma Robert Peledie, asesor de sistemas CRM. Al final, las relaciones duraderas son las que suelen ser más rentables.

Ahora que conoces todos los beneficios de un CRM para tu negocio, te presentamos la lista de los más útiles para tus ventas.

1. HubSpot CRM

Precio: gratuito.

Si buscas una opción de CRM que te ofrezca la mayor cantidad posible de prestaciones e integraciones, la solución que te ofrecemos es sin duda lo que necesita tu negocio. Las funciones del CRM son completamente gratuitas: podrás gestionar tu pipeline con transparencia total, conocer el listado de interacciones de un lead o prospecto, chatear con tus clientes y registrar las actividades de los agentes, con precisión.

Además, nuestro software CRM tiene una interfaz sencilla y amigable por lo que no tendrás que preocuparte por su uso. Tampoco necesitarás encontrar un servidor para instalarlo ya que es un software en la nube. Solo crea una cuenta y comienza a ver cómo mejora la organización, gestión y el crecimiento en tu empresa.

2. CRMLab

Precios: es gratuito para un usuario y cuenta con planes desde € 8.33 más IVA al mes.

Esta es una propuesta de CRM lanzada en 2017. Una de sus características principales que destacamos es su disponibilidad con diferentes prestaciones según las necesidades: ofrece versiones para PyMES y plugins para integración con WordPress y tiendas en línea en WooCommerce, entre otros complementos.

Imagen de CRMLab

Te ofrece casi todas las funciones de manera gratuita para un usuario y 50 contactos o clientes como máximo. Si sus prestaciones te convencen, puedes contratar un plan de forma mensual o anual.

3. Bitrix24

Precios: ofrece sus funciones básicas de forma gratuita; los planes comienzan desde $24 al mes.

Este es un CRM para ventas y gestión empresarial. Pese a que las prestaciones que ofrece son atractivas, una desventaja de esta suite de herramientas está en que la integración y uso son más complejos. 

Imagen de Bitrix24

De cualquier manera, si tu prioridad es concentrar toda la información de la empresa en un solo lugar, buscas funciones básicas en un CRM y no te preocupa dedicarle tiempo a la interfaz para dominar su uso, es una opción. Puedes acceder a funciones más avanzadas mediante el pago mensual o anual de otras versiones.

4. Zoho CRM

Precios: desde $9.6 dólares mensuales por usuario.

Esta es otra solución para empresas pequeñas y medianas que ofrece los servicios de gestión de clientes, automatización de procesos en ventas y marketing vía correo electrónico.

Imagen de Zoho

Si quieres incrementar las funciones y herramientas a tu disposición (como análisis personalizados, inteligencia artificial, almacenamiento ilimitado y otras más) puedes contratar alguno de sus planes de pago más avanzados.

5. Freshsales

Precios: desde $12 al mes por usuario.

Este CRM será útil si buscas una interfaz intuitiva y con un enfoque prioritariamente visual. Su plan de inicio (completamente gratuito) te permite gestionar contactos, cuentas y clientes potenciales.

Imagen de Freshsales

También ofrece una monitorización multicanal para la interacción, por lo que dejará de ser un problema la atención variada. Si todavía buscas más funciones e integraciones puedes acceder a cualquiera de sus otros planes con una prueba de 21 días y, si te convence, pagar las cuotas dependiendo de la versión que hayas elegido.

6. Streak

Precios: gratuito hasta 500 contactos y planes desde $15 al mes por usuario.

Este es otro CRM que ofrece integración con Gmail. Aunque es una versión básica y gratuita, tal vez sea la solución si quieres un CRM sencillo y visual.

Imagen de Streak

El seguimiento de correos y la administración de ventas desde Gmail son alcanzables con la versión gratuita de este CRM. Si buscas potenciar las utilidades y herramientas que ofrece, también puedes acceder a alguna de las versiones avanzadas.

7. Insightly

Precios: versión gratuita para dos usuarios y planes desde $29 por usuario mensualmente.

Esta es una alternativa de CRM que, al igual que Freshsales, tiene una interfaz visual y bastante intuitiva; cuenta con herramientas y funciones básicas para dos usuarios de manera completamente gratuita. 

Imagen de Insigthly

Si quieres aumentar el rendimiento de este CRM puedes acceder a una prueba de alguna de sus versiones de paga durante 14 días.

8. Salesforce

Precios: desde $25 por usuario mensualmente

Salesforce es uno de los CRM con mayor reconocimiento en el mercado. Incluye aspectos como gestión de contactos, oportunidades, integraciones de correo y herramientas de pronóstico de ventas.

Al ser una herramienta completa y robusta, es posible obtener una visualización del estado de tus oportunidades y conversaciones en proceso de principio a fin, lo que te da una idea acertada de cuánto podrías llegar a vender en un mes determinado.