¿Qué es la Gestión del Cambio y cómo puedes implementarla?

Por qué es tan importante la Gestión del Cambio dentro de una organización. Conoce cómo desarrollarlo y qué modelos puedes seguir.

La gestión del cambio es una metodología que busca minimizar el impacto negativo que pueden generar las transformaciones en los colaboradores. Su objetivo es implementar los cambios de forma rápida y con efectividad, fortaleciendo el compromiso del equipo.

En este artículo te contamos todo lo que necesitas saber para poder transformar tu organización con éxito.

¿Qué es la gestión del cambio?

La gestión del cambio es una metodología que busca facilitar la implementación exitosa de los procesos de transformación a través de herramientas, lineamientos y técnicas. Con el propósito de disminuir el impacto negativo en el día a día de la organización, la gestión del cambio: prepara y apoya a los empleados, establece pasos de trabajo y monitorea las actividades.

¿Cuál es la importancia de la gestión del cambio en una organización?

Según Peter Drucker, el mayor filósofo de la administración del siglo XX, las estadísticas reflejan que en una organización con miras a un proceso en la gestión del cambio, el 70% se resiste a las transformaciones, el 15% los acepta y el 15% restante los rechaza. Como podemos ver, la resistencia resulta ser un componente natural de los cambios y su principal peligro es que pone en riesgo a las empresas de quedarse estancadas.

En la actualidad, solo las organizaciones que se adapten con velocidad a los nuevos requerimientos del mercado serán las que sobrevivan. Hay que destacar que la evolución puede realizarse a nivel tecnológico, en el modelo de negocio, a nivel organizacional y de procesos, etc.

Por eso es tan importante la Gestión del Cambio, porque es una metodología que, a través de la información, ayuda a comprender la necesidad del cambio y genera el compromiso de los colaboradores. De este modo, las transformaciones podrán ponerse en marcha cuidando el recurso más valioso de la organización: las personas que trabajan en ella.

No solo eso, sino que permite medir el éxito de la implementación e incluir mejoras.

Gestión del cambio y transformación digital

En los últimos años, las empresas se vieron desafiadas por la inminente necesidad de llevar a cabo la transformación digital. Y cuando hablamos de cambio tecnológico, no solo nos referimos a nuevas modalidades de trabajo, sino también a la modernización y automatización de procesos del negocio. Aquí es donde la gestión del cambio aparece como una herramienta indispensable para afrontar las transformaciones de forma rápida.

En un contexto donde las organizaciones están enfocadas en ser más competitivas y eficientes, es vital controlar este tipo de procesos que incluyen tantas variables. Con el objetivo de adaptar el procedimiento para que funcione bien, es necesario medir los resultados y hacer un seguimiento.

Para lograrlo se puede utilizar un Sistema de Gestión de Procesos de Negocio (BPMS). Una herramienta que permite controlar todos los procesos y al desglosarlos e insertar métricas de evaluación hace posible identificar mejoras para que sea más eficiente.

4 formas de implementar cambios dentro de una organización

El modo en el que se implementan los cambios dentro de una organización está determinado por el tipo de transformación que persigue.

• Incremental: El cambio que se introduce tan solo genera algo diferente dentro de la rutina. Un caso sería la incorporación de un software nuevo para gestionar las tareas diarias.
• Transformacional: Es una reestructuración completa de la organización. Esta modalidad suele usarse para superar una crisis dentro de la organización.
• Evolutivo: Se incorpora de manera gradual para cumplir con un objetivo específico. Como, por ejemplo, lograr que un aspecto sea más satisfactorio.
• Revolucionario: Se pone en marcha cuando de ese cambio depende la supervivencia del negocio, en la era de la transformación digital suele implementarse en organizaciones más tradicionales. El cambio puede desarrollarse en el modelo de negocio, en los procesos de administración o en la renovación extrema de productos.

De cualquier modo, la gestión del cambio tiene un proceso que es común a todas las formas de implementación.

Proceso de implementación de la gestión del cambio

La implementación de la gestión del cambio tiene tres pilares fundamentales:

• las personas que serán agentes del cambio,
• la tecnología que brindará las automatizaciones y herramientas para desarrollarlo, y
• los procesos que deben ser estandarizables y adecuados para los objetivos de la empresa.

Teniendo en cuenta estos ejes, el proceso de implementación de la gestión del cambio debería al menos contar con:

1) Detallar qué aspecto se debe cambiar

Una vez identificado aquello que es necesario modificar, se debe detallar cuáles serán las distintas aristas a trabajar para poder ordenar el proyecto y hacerlo coherente. Esto incluye: procesos a desarrollar, metas, plazos, equipos involucrados y líderes a cargo.

2) Identificar los colaboradores involucrados

Hay cambios que alcanzan a todos los niveles de la organización, otros solo afectan a ciertos integrantes del equipo. Con la finalidad de generar una comunicación efectiva, es vital consultar a las personas involucradas para tomar nota de aspectos que pudieran producir incertidumbre. Así es como se busca disminuir los impactos negativos del proceso.

3) Generar la comunicación

Cada cambio requiere una estructura de comunicación específica, pero siempre debe ser clara y sincera. No solo expresar los cambios que se ejecutarán, sino también las posibles contingencias. Dando lugar a una retroalimentación continua desde cada una de las personas encargadas de liderar el cambio.

4) Brindar los recursos necesarios para gestionar el cambio

Puede tratarse de un software, un proceso específico o bien información para que quienes lideran los equipos puedan gestionar las emociones de los colaboradores. La idea de este punto es lograr fluidez y minimizar la incertidumbre en cada etapa de la implementación.

5) Revisar y ajustar el plan

La gestión del cambio es un proceso de mejora continua, por ello revisar el avance del proceso es imprescindible para poder realizar las mejoras necesarias y optimizar los resultados.

Modelos de gestión del cambio

Existen gran cantidad de modelos para introducir y gestionar cambios. Los más populares son:

Modelo ADKAR

El modelo creado por Jeff Hiatt muestra que para que la transformación general sea exitosa, es necesario que cada persona que experimenta un cambio pase por cinco resultados concretos: consciencia, deseo, conocimiento, habilidad y refuerzo. El nombre del modelo ADKAR refiere al acrónimo de las palabras en inglés que define cada etapa.

Este enfoque es una herramienta efectiva en la plaificación de actividades de gestión de cambio, equipar a los líderes para que sean facilitadores y apoyar a los empleados durante todo el proceso.

Modelo Lewin

Este modelo creado por el psicólogo Kurt Lewin, consta de tres etapas consecutivas que permiten el cambio y la adaptación.

• Descongelamiento: Puede ocasionarse por el contexto externo(competencia, alteraciones en el mercado, etc.) o por una necesidad interna cuando se toma conciencia de la importancia del cambio. En esta etapa las personas asumen que es necesario salir de cierta rutina.
• Movimiento o avance: Tras tomar conciencia de la necesidad del cambio, los miembros del grupo toman parte del proceso de cambio. Es la etapa más larga debido a que requiere de prueba y error, hasta encontrar la fórmula adecuada.
• Recongelamiento: Cuando se ha encontrado la solución efectiva para implementar el cambio, se entra en esta etapa. Sin embargo, puede que en un futuro la organización precise de nuevo comenzar el ciclo.

Se trata de un modelo aplicable a infinidad de situaciones donde, a diferencia del ADKAR, no está enfocada en el individuo ni representa grandes detalles.

Modelo de 8 pasos de Kotter

Este proceso ideado por John Kotter, profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, propone usar una metodología más ágil que involucra a todos los que forman parte de la organización.

Las 8 etapas son:

1. Crear el sentido de urgencia: Es definido como el más importante, ya que mediante la conciencia y necesidad del cambio, se logra el apoyo de los colaboradores.
2. Crear una coalición: Serían las personas que lideran el cambio dentro del equipo y luego los grupos cumplen la función de caja de resonancia.
3. Crear una visión para el cambio: Una proyección clara de lo que se pretende lograr, permite forjar mayor compromiso y aceptación por parte del equipo. Mientras que si esta idea se suma a la estrategia, ayudará a que los colaboradores alcancen sus metas.
4. Comunicar la visión: Su objetivo es crear apoyo y debe ser adoptada en la totalidad de la organización.
5. Eliminar los obstáculos: Como, por ejemplo, podrían ser personas que se resisten al cambio. La mejor manera de gestionarlos es sumar sus ideas e implementarlas dentro del proceso.
6. Asegurar triunfos a corto plazo: Nada más motivador que ver que el proceso avanza de forma exitosa mediante logros alcanzados en el corto plazo. Esto también fortalece el compromiso del equipo.
7. Consolidar los cambios: Es importante entender que aunque los cambios comiencen a dar sus resultados, es preciso que se extiendan en el tiempo y aplicar mejoras cada vez que sea necesario.
8. Anclar los cambios: Una vez que los cambios formen parte del ADN de la organización, habremos llegado a esta etapa.

No es necesario que las organizaciones opten por un modelo en particular, ya que pueden alternar el uso según la etapa y características del cambio. Lo importante es elegir el más adecuado a las necesidades de tu organización.

Como ves, la gestión del cambio hace posible que el progreso de la empresa sea fluido y contemplarlo dentro de las estrategias ayudará a que cualquier transformación se realice con éxito.