BPM es una disciplina de gestión empresarial enfocada en sistematizar y facilitar los procesos individuales complejos de la organización, no solo dentro, sino también fuera de la empresa.

Para que una organización funcione de forma sincronizada, con mayor eficiencia y agilidad, los procesos deben estar optimizados, alineados e integrados. Y fue precisamente bajo esta perspectiva que surgió la gestión de procesos de negocio.

En este artículo aprenderás todo lo más importante que necesitas saber sobre el tema, así que empecemos desde el inicio para que, al final, no te quede ninguna duda.

¿Qué son procesos de negocio?

En resumen, los procesos de negocio son un conjunto de actividades que pueden ser ejecutadas por máquinas o por humanos para obtener resultados enfocados en la entrega de valor para los clientes.

Cabe destacar que las actividades que componen un proceso de negocio deben estar interrelacionadas para solucionar un problema específico.

Entre los procesos de negocio podemos encontrar tres tipos:

• Procesos primarios o esenciales: son los más importantes, ya que le entregan valor directamente al cliente y a veces suelen pasar los límites de la organización. Ejemplo: los procesos de desarrollo de productos y servicios posventa.
• Procesos de soporte o apoyo: apoyan a los procesos primarios o incluso a otros procesos de soporte o de gestión. Sin embargo, no existe el contacto con el cliente. Estos procesos generan valor para otros procesos y no directamente para los clientes. Ejemplo: los procesos de admisión de nuevos empleados y pago de empleados.
• Procesos administrativos o de gestión: su función es la de coordinar las actividades de los procesos anteriores buscando la eficiencia y la eficacia. De esta forma, se enfocan en medir, monitorear y controlar, así como administrar el presente y el futuro del negocio. El valor que generan es para otros procesos y no para el cliente directamente. Ejemplo: los procesos de gestión de rendimiento y feedback de empleados.

¿Qué es BPM?

BPM, sigla de Business Process Management, que en español sería Gestión de Procesos de Negocio, es una disciplina gerencial que tiene el enfoque en mejorar los resultados de rendimiento empresarial basado en diseño, modelo, ejecución, automatización, medición, control y optimización de los procesos de una organización.

La definición oficial de BPM lanzada por BPM CBOK® es la siguiente:

“La Gestión de Procesos de Negocio (BPM) es una disciplina de gestión que integra las estrategias y los objetivos de una organización con las expectativas y necesidades del cliente a través de un enfoque en los procesos de un extremo a otro. BPM abarca estrategias, objetivos, cultura, estructuras organizacionales, roles, políticas, métodos y tecnología para analizar, diseñar, implementar, administrar el desempeño, transformar y establecer la gobernanza de procesos.».

Entiende qué es BPM en detalle

A continuación, veamos algunos detalles que te permitirán entender mejor el concepto.

BPM es una práctica

Debemos considerar que BPM es una práctica que tiene como objetivo generar valor para los clientes indirectamente, coordinando los procesos de forma individual, pero sin dejar de lado su totalidad y siempre analizando las actividades interrelacionadas.

BPM tiene como objetivo mejorar los procesos

Cuando hablamos de mejorar los procesos, no nos limitamos al simple hecho de realizarlos correctamente. Por ejemplo, automatizar un proceso no es optimizar el proceso en sí, sino la forma cómo se realiza, y el BPM va mucho más allá de esto.

BPM implica en un análisis individual y general de los procesos

Es importante optimizar el proceso individual, sin embargo, cabe resaltar que todo proceso forma parte de un sistema que debe ser considerado integralmente para generar buenos resultados en todo el negocio.

¿Qué no es BPM?

En definitiva, cabe resaltar lo que no es BPM:

• BPM no es un producto
• BPM no es un segmento de mercado
• BPM no es algo que una aplicación pueda realizar
• BPM no es solo una acción que mejora el negocio

¿Cuál es la diferencia entre BPM, BPMN y BPMS?

En la disciplina BPM surgen otros términos relacionados, pero con significados diferentes.

Como hemos visto, BPM es la Gestión de Procesos de Negocio que permite sistematizar y facilitar los procesos de la organización a través de varias etapas.

BPMN, Business Process Modeling and Notation en inglés, es el Modelo y Notación de Procesos de Negocios. Es decir que es un conjunto de símbolos que representa los flujos de procesos de la empresa de forma estandarizada para facilitar su entendimiento.

Por otro lado, está el BPMS, siglas de Business Process Management Suite (o System) que no es nada más que un software que facilita la implantación de las prácticas BPM en todas sus etapas, mapeando, automatizando, ejecutando y monitoreando los procesos de la empresa.

Aprende más sobre este tema en nuestro artículo: BPM, BPMN y BPMS: ¿Qué significan? Comprende cada término.

¿Cuáles son los beneficios de la gestión de procesos de negocio?

Veamos algunos de los principales beneficios de poner en práctica la gestión de procesos de negocio.

Control de los procesos complejos

Siempre existen procesos caóticos y difíciles de manejar, y con BPM es posible obtener el control. De esta forma, se evitan errores y desperdicio tanto de tiempo como de recursos.

Macroentendimiento de la organización

BPM proporciona un entendimiento completo de todos los procesos que ocurren en la organización, lo que permite mejorarlos de forma continua e integrada.

Mayor agilidad en los procesos

Los procesos pueden ser mejorados cuando se hace un análisis completo y se crean estrategias pensando en cada uno de ellos como parte de un engranaje. Esto proporciona mayor agilidad, no solo en los procesos, sino también en toda la empresa.

Operaciones más eficientes

Al administrar los procesos de negocios de un extremo a otro, las operaciones diarias se ejecutan de forma más eficiente, ya que se crea un flujo de trabajo claro y fácil de seguir.

Alcance de metas mayores

Con un mejor control de los procesos y con operaciones más eficientes, es posible lograr metas cada vez mayores, por lo que podemos afirmar que BPM contribuye con el crecimiento organizacional.

Avance hacia la transformación digital

Una de las bases de la transformación digital es la optimización de los procesos, por lo que la gestión de procesos de negocio es una de las prácticas que más contribuyen para esta evolución.

Optimización de operaciones confusas

Muchas veces, hay operaciones que pueden optimizarse, pero no se mejoran simplemente porque siempre funcionaron así. Sin embargo, con BPM es posible identificar estas operaciones y optimizarlas, mejorando la productividad del negocio.

Seguimiento constante

Monitorear es fundamental para garantizar el buen desempeño de los procesos. Con BPM el seguimiento del proceso integral y de todas sus partes individuales es constante. Aprenda más sobre la gestión a la vista y cómo aplicarla.

¿Cuál es el papel del BPM en tu empresa?

La gestión de procesos de negocio tiene un papel fundamental en cada una de las áreas de la empresa. A continuación, veremos sus principales efectos.

Financiero

No cabe duda de que son muchos los documentos y las actividades que pasan por el sector financiero de una empresa: presupuestos para aprobación, órdenes de compras, salarios, etc.

Debido a la variedad de procesos, siempre hay algo para optimizar en este sector. De este modo, al introducir BPM en el departamento, se puede contar con una mejora significativa muy rápidamente:

• Es posible automatizar las facturas.
• Se facilita la asignación de responsabilidades.
• Se personalizan los flujos de trabajo para cada escenario.
• Los gerentes pueden aprobar las solicitudes a través de notificaciones automáticas.
• Se optimiza la toma de decisión por la facilidad de acceso a la información.
• Es más fácil mantener el cumplimiento y las auditorías son mucho más sencillas.
• Se mejora la organización al eliminar el almacenamiento de documentos en papel.

Recursos Humanos

Generalmente el proceso de contratación de empleados es uno de los más manuales que hay actualmente. Sin embargo, BPM puede optimizar estos y otros procesos de recursos humanos:

• El proceso repetitivo de la incorporación de los empleados puede automatizarse.
• Los documentos pueden digitalizarse y archivarse en la nube.
• Las credenciales de los nuevos empleados, así como otras gestiones para su incorporación, pueden generarse automáticamente.
• Se puede notificar a los equipos la llegada de nuevos empleados de forma automática.
• Es posible gestionar la capacitación de los nuevos colaboradores para que se lleve a cabo en el momento oportuno.

Marketing

BPM puede mejorar la relación con los clientes con ayuda de los datos y medir cada una de las acciones para su monitoreo constante. De esta forma, se pueden perfeccionar diversos aspectos del sector:

• La información de los clientes se almacena en la nube.
• La gestión de un gran número de clientes se vuelve más fácil.
• Se puede integrar con mayor facilidad el equipo de Marketing y Ventas, mejorando los resultados.
• La comunicación con los clientes se puede automatizar a través del email y otros canales.
• La personalización con los datos recibidos del departamento de ventas se vuelve más fácil.

Ventas

Si hay intercambio de información entre el sector de Marketing y Ventas, es posible optimizar aún más las estrategias de ambos departamentos. De esta forma, el ciclo de ventas se simplifica y genera mejores resultados:

• La gestión de las facturas se puede automatizar, mejorando la experiencia del cliente.
• Se pueden notificar a los clientes de cada paso de la situación de una compra.
• El departamento de ventas intercambia más fácilmente la información con el sector de marketing.
• La automatización de las cotizaciones agiliza el proceso de ventas.
• Se puede eliminar el almacenamiento de documentos en papel.
• La integración con cuentas por cobrar también agiliza los procesos.

Estos son solo algunos de los efectos de BPM en los diversos sectores de una empresa. Sin embargo, la integración de los procesos es una de las grandes ventajas para la optimización de todas las operaciones de la organización.

¿Cuáles son las etapas del ciclo de proceso por BPM?

Existen cinco etapas que orientan la gestión de procesos de negocio, como lo puedes ver resumidamente a continuación.

Diseño

Después del análisis correspondiente, es importante contar con un documento tanto para la recopilación de datos como para definir el flujo de trabajo para procesarlos. En él, debe asignarse a los responsables de cada tarea.

Modelado

Representar visualmente el proceso contribuye con la claridad del flujo de trabajo. Además, determina la mejor forma para facilitar el entendimiento y destacar las fechas límite de la secuencia de eventos.

Ejecución

Llegó la hora de hacer una prueba con un pequeño grupo para ver en la práctica el funcionamiento del proceso. En esta etapa, es importante restringir el acceso a la información que sea confidencial.

Seguimiento y control

Controlar el proceso mientras se ejecuta el flujo de trabajo es fundamental. Para eso, es necesario utilizar las métricas apropiadas y verificar si no hay ningún cuello de botella que pueda perjudicar la agilidad.

Optimización o refinamiento

Después de realizar el monitoreo y el análisis es hora de optimizar. Siempre hay detalles que pueden ser mejorados para lograr un flujo de trabajo más eficiente.

¿Cuáles son los enfoques más comunes de BPM?

Existen tres principales orientaciones de la gestión de procesos de negocio de acuerdo con su objetivo.

BPM con foco en la integración

Aquí el foco de BPM es en los procesos que integran los sistemas existentes, como CRM, ERP, entre otros, con la finalidad de crear procesos cada vez más dinámicos.

BPM con foco en las personas

En este sentido, BPM se enfoca en los procesos ejecutados por personas que suelen tener mucho más etapas que otros procesos. El objetivo es utilizar una interfaz intuitiva, simple y que agilice los procesos.

BPM con foco en documentos

Este rumbo de la gestión de procesos de negocio se requiere cuando los documentos son la base del proceso y su objetivo es automatizar diversas tareas del flujo de trabajo.

¿En qué consiste el modelado de procesos?

El modelado de procesos de negocio es el conjunto de prácticas creadas para representar procesos, tanto los que ya existen como aquellos que aún no han sido implantados.

Su objetivo es comprender su funcionamiento de extremo a extremo, por lo que es importante que esté bien detallado. Para eso, se debe encontrar cuál es la mejor forma de detallarlo de acuerdo con la necesidad.

Diagrama

El diagrama refleja los elementos principales de un flujo de proceso, sin entrar en muchos detalles. Se utiliza para ayudar a identificar y a entender las actividades principales de un proceso sencillo.

Mapa

El mapa ya muestra una visión más amplia de los principales elementos del proceso, proporcionando una mayor precisión. Una vez que muestra más elementos, como participantes, eventos y resultados.

Modelo

El modelo es el modelado más completo y preciso, ya que representa también los recursos involucrados en el proceso, es decir, el capital humano, la información, las instalaciones, la automatización, los insumos, etc., utilizando la mayor cantidad de datos disponibles para la representación.

Aprende más sobre BPA y las herramientas que pueden ayudarte a realizar el análisis y el modelado.

¿Qué debe tener una buena herramienta de BPM?

Ahora que ya sabes todo lo que la gestión de procesos de negocio puede hacer por tu empresa, descubre qué es lo que debe tener un buen BPMS:

• Capacidad de integración con otros sistemas
• Métricas de desempeño de los procesos
• Buen soporte
• Facilidad de uso 
• Buen costo beneficio
• Informes y analíticas
• Compatibilidad con la cultura empresarial
• Capacidad para gran cantidad de datos

¿Quieres saber en detalle cómo elegir un BPMS? Aprende 6 factores clave para elegir un BPM Suite.

Como puedes ver, BPM es una práctica que permite optimizar notablemente la forma de gestionar los procesos de una empresa e integrarlos de manera inteligente.

Siendo así, implementar un BPMS puede ser la solución para empezar un proyecto de gestión de procesos de negocio. Lee el artículo BPMS: ¿Cómo implementar? Conoce las estrategias involucradas y aprende más sobre el tema.