Etapas de la implementación de un ERP (Software de Gestión)
- Planeación
- Análisis
- Diseño
- Pruebas
- Capacitación
- Liberación
PLANEACIÓN
El objetivo de esta etapa es poner en contacto al equipo del cliente con el del proveedor para que definan en conjunto la planificación detallada del proyecto:
- Presentar el equipo de trabajo del cliente al consultor encargado de la implementación
- Establecer un cronograma de actividades coordinado con la agenda de los participantes
- Armar una bitácora de compromisos obligatorios para arrancar el proyecto sin contratiempos ni sorpresas
- Preparar el formato de cada uno de los procesos, así como los datos iniciales que se ingresarán al sistema
ANÁLISIS
En esta fase lo primordial será obtener la lista de requerimientos y funcionalidades de cada una de las áreas de la empresa para la implementación del ERP y validar el listado con cada responsable de área:
- Definir los alcances específicos del proyecto
- Elaborar los diagramas de flujo de los procesos y procedimientos de cada área operativa
DISEÑO
En esta etapa se realiza la configuración de la solución de acuerdo a los procesos, procedimientos y requerimientos acordados en el alcance. El sistema se personaliza ajustándose a la empresa.
El interlocutor designado del lado de la compañía deberá validar con el proveedor todas las dudas que surjan a medida que la solución vaya tomando forma para adecuarse a las necesidades reales del negocio.
PRUEBAS
Es el momento de verificar que el resultado obtenido es consistente con lo definido en la planeación y el análisis. Esto se logra realizando escenarios de las operaciones reales en situaciones que recreen las circunstancias del día a día.
Es indispensable en esta etapa del proyecto que cada una de las personas encargadas de las diversas áreas participen activamente en la revisión y validación de cada proceso, así como de cada funcionalidad de la herramienta y de la información que se obtiene, para asegurarse que van a recibir del sistema las ventajas que tornen el trabajo más eficiente.
CAPACITACIÓN
Una vez realizadas las pruebas y mejoras, se procede a capacitar a todos los usuarios finales; aquí la motivación y participación de todos los involucrados es esencial para vivir la experiencia real con el ERP y alcanzar el dominio de su uso.
La comunicación con el consultor es la clave para resolver todas las inquietudes de los usuarios y sacar el máximo provecho al software.
LIBERACIÓN
El final de la implementación ocurre con la puesta en marcha, en donde el apoyo del proveedor es fundamental para consolidar el buen uso del sistema y arribar a un punto de estabilidad en la nueva forma de trabajo.
Completada esta etapa se inicia un proceso de mejora continua para optimizar el funcionamiento y los resultados esperados.
AUTOR: Cr. Daniel Jerouchalmi
